pulsante lavora con noi studio essepi

Consulenza e formazione. Dal 1995 un punto di riferimento per aziende e professionisti.

Magazine

Smart working e privacy: gli aspetti da considerare

Smart working e privacy: gli aspetti da considerare

La pandemia Covid-19 ha, per forza di cose, accelerato il passaggio a modalità lavorative a distanza, rendendo lo smart working, in poco tempo, una soluzione sempre più utilizzata.

Il passaggio al lavoro agile, tuttavia, comporta alcune implicazioni dal punto di vista della privacy, ad esempio per quanto riguarda il controllo a distanza da parte del datore di lavoro, la sicurezza dei dati trattati lontano dal posto lavorativo, la formazione dei dipendenti sulle modalità d'uso degli strumenti tecnologici e molto altro ancora.

In questo articolo, vediamo cosa dicono le normative di riferimento e alcuni aspetti da considerare in tema di smart working e privacy.

Controllo del datore di lavoro: cosa dice lo Statuto dei Lavoratori

Il lavoro agile, modalità prevista all'art. 18 della Legge n. 81/2017, non tratta in modo specifico le forme di controllo del datore di lavoro sul dipendente, ma (come riportato all'art. 21) rimanda all'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970).

Tale articolo:

  • al comma 1, prevede che "gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo";
  • al comma 2, specifica che quanto detto sopra "non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze";
  • al comma 3, infine, dice che "le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196".

Il decreto del 2003, cui si fa riferimento, è quello relativo alla protezione dei dati personali, che chiaramente ad oggi è stato sostituito dal D.Lgs. 101/2018 (recependo il Regolamento Europeo 2016/679 - GDPR).

Smart working e privacy: il principio di accountability

Tra gli aspetti che deve considerare il datore di lavoro, in tema di privacy e smart working, vi è senza dubbio il principio di accountability, ovvero uno dei punti fondamentali sui quali si fonda il GDPR.

Esso, infatti, prevede che il titolare del trattamento debba non solo adottare le adeguate misure per garantire la sicurezza dei dati, ma anche dare concreta dimostrazione dell'adozione delle stesse.

In sostanza, anche per quanto riguarda il trattamento dei dati in modalità lavoro agile, egli deve avere un atteggiamento proattivo nel definire le metodologie, le misure di sicurezza e l'efficacia delle stesse, sulla base di quanto stabilito dal GDPR. Dovrà, dunque, aggiornare l'informativa con le istruzioni per lo smart worker in merito alla sicurezza dei dati, quindi considerando anche il contesto "agile" e non più soltanto quello in ambiente di lavoro.

Inoltre, dovrà aggiornare il registro dei trattamenti riguardanti le attività svolte da casa, effettuare l'analisi dei rischi e la valutazione d'impatto degli stessi (DPIA), verificare che gli strumenti utilizzati per il lavoro a distanza siano conformi ai principi di privacy by design e by default. Dovrà tenere conto, poi, anche della conformità dei servizi esterni (es. le piattaforme utilizzate) al GDPR.

In generale, dunque, andranno aggiornate tutte quelle misure previste dal Regolamento Europeo che permettano di garantire la sicurezza dei dati anche nel contesto dello smart working.

Formazione del lavoratore e diritto alla disconnessione

Altro aspetto molto importante, da tenere presente, riguarda l'informazione e la formazione dei lavoratori all'uso degli strumenti tecnologici (come riportato all'art.4, comma 3, del sopra citato Statuto dei Lavoratori).

Tale disposizione coinvolge, in realtà, diversi aspetti: dalla riservatezza e integrità delle informazioni trattate alle modalità di utilizzo dei dispositivi (personali o forniti dal titolare) in ottica di sicurezza e protezione dei dati. Alcuni esempi possono essere gli aggiornamenti del sistema operativo e l'adozione di antivirus, firewall o limitazioni all'uso dei dispositivi di lavoro da parte di altri soggetti (quali i familiari).

In generale, ai lavoratori dovranno essere fornite adeguate informazioni per poter avere la giusta consapevolezza e dimestichezza con le tecnologie impiegate: non solo dal punto di vista pratico-operativo ma anche in termini di conoscenza delle materie giuridiche.

Un tema sempre attuale riguarda, ad esempio, il diritto alla disconnessione: lavorando da casa, con strumenti costantemente collegati (quali PC e smartphone), c'è infatti il rischio che vita lavorativa e privata diventino un tutt'uno. Tuttavia, come stabilito anche dalla Legge 81/2017, il lavoratore deve poter avere un periodo di riposo e irreperibilità:

  • "la prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva" (art. 18, comma 1);
  • l'accordo relativo alla modalità di lavoro agile "individua altresì i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro" (art. 19, comma 1).

Se vuoi approfondire questi aspetti, e capire se stai rispettando gli obblighi di legge in tema privacy dei dati, contattaci qui per richiedere la consulenza di un nostro professionista.


banner ebook studio essepi 


sara-bittesnik-studio-essepi  

Scritto da: Sara Bittesnik


Consulente e formatrice specializzata in igiene alimentare, sistemi di gestione e privacy, amante di cucina ed enologia.





Chiamaci

045 8621499