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L'obbligo di conservazione della PEC a norma di legge

L'obbligo di conservazione della PEC a norma di legge

La conservazione della PEC a norma di legge, per professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni, è un aspetto importante cui prestare attenzione.

Sebbene non esista una norma dedicata, che citi in modo specifico la Posta Elettronica Certificata, è comunque previsto l'obbligo di conservare le PEC. E no, non è sufficiente limitarsi a gestire i messaggi inviati e ricevuti nella propria casella postale per essere a norma.

Vediamo, in questo articolo, di capire meglio cosa prevede la legge in materia di conservazione della PEC, le caratteristiche della Posta Elettronica Certificata e alcuni aspetti da considerare.

Obbligo di conservazione della PEC: cosa dice la legge

Secondo quanto riportato all'articolo 2214 del Codice civile, è obbligatorio "conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite". E la conservazione va effettuata per dieci anni (art. 2220 del Codice civile).

Oltre a questi riferimenti normativi sull'obbligo di conservazione della PEC, va considerato che la Posta Elettronica Certificata è a tutti gli effetti un documento informatico, che quindi rientra nel Codice dell'amministrazione digitale (CAD). Nello specifico:

  • all'articolo 43 è previsto che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti "sono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida" sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
  • all'articolo 44 viene specificato che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida sopra citate.

Oltre alle possibili sanzioni pecuniarie, l'assenza di una corretta conservazione delle PEC può compromettere l'affidabilità della documentazione aziendale in caso di contenzioso legale o di verifica da parte delle autorità competenti.

Dunque, approfondiamo meglio cos'è una PEC e alcuni aspetti da considerare nella conservazione a norma di legge.

Cos’è una PEC e perché si parla di conservazione (e non di archiviazione)

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema utilizzato per inviare messaggi di posta elettronica con valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno. In sostanza, viene consentita la trasmissione di documenti e comunicazioni con piena validità legale attraverso mezzi telematici.

La peculiarità principale della PEC risiede nella sua capacità di fornire una prova certa dell'invio e della ricezione di un messaggio elettronico, oltre a garantire l'integrità e l'autenticità dei contenuti trasmessi. È per questo che la PEC si compone sostanzialmente di:

  • busta .eml (Electronic Mail Format), sottoscritta con firma elettronica qualificata dal gestore;
  • documenti allegati;
  • ricevute di avvenuta accettazione e consegna al destinatario.

È proprio per le caratteristiche della PEC, come strumento di comunicazione per il trasporto e la consegna di varie tipologie di documenti (ad esempio contratti, fatture, ecc) che la conservazione della PEC non può avvenire stampando il contenuto del messaggio di posta elettronica e archiviando il cartaceo, e neppure salvando il documento informatico nella casella o nel PC.

Infatti, a differenza del semplice salvataggio (archiviazione), la conservazione a norma prevede la creazione di un "pacchetto", sigillato e marcato temporalmente dal Conservatore, che garantisce appunto l'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo del documento informatico in questione.

La PEC rappresenta, quindi, uno strumento fondamentale per la trasmissione legalmente vincolante di messaggi e documenti elettronici, offrendo un livello aggiuntivo di sicurezza rispetto alla posta elettronica tradizionale.

Conservazione della PEC a norma di legge: gli aspetti da considerare

Come abbiamo visto, la PEC viene ampiamente utilizzata in ambito commerciale, professionale e amministrativo, poiché consente di rispettare gli obblighi normativi relativi alla trasmissione e alla conservazione di documenti e comunicazioni elettroniche.

Ma come fare per adempiere agli obblighi di conservazione della PEC?

Da un lato, le Pubbliche Amministrazioni hanno un protocollo informatico obbligatorio che gestisce in automatico i messaggi di PEC e la conservazione digitale a norma di legge. Per le aziende, invece, lo scenario è diverso.

Alcuni provider di servizi di posta elettronica offrono soluzioni integrate che includono funzionalità di archiviazione e conservazione per i messaggi inviati e ricevuti tramite PEC. Queste soluzioni possono semplificare il processo, anche se si tratta di un'opzione un po' standardizzata e che non sempre potrebbe essere la migliore per le attività. Infatti, scegliendo di conservare tutti i messaggi ricevuti, si accetta che vengano conservate anche PEC che non meriterebbero la conservazione a lungo termine (ad esempio, messaggi di spam o, comunque, PEC non così importanti al punto da essere conservate).

Un'altra casistica da considerare potrebbe essere quella di dover far gestire la casella PEC a professionisti o figure esterne. I servizi offerti dai provider non sempre consentono di fornire un accesso in sola consultazione della PEC, quindi bisogna essere consapevoli che fornendo le credenziali a un esterno gli si dà potenzialmente accesso anche all'invio di posta elettronica con valenza legale. In certi casi, a seconda delle esigenze dell’impresa, potrebbe quindi essere più indicato l'uso di un software dedicato alla gestione delle PEC.

Su questo argomento potrebbe interessarti anche il nostro articolo dedicato alla gestione delle password aziendali.

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Scritto da: Sara Bittesnik


Consulente e formatrice specializzata in igiene alimentare, sistemi di gestione e privacy, amante di cucina ed enologia.


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